Políticas de privacidad

INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, EKG Compañía de Seguros de Vida S.A., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, se compromete a cumplir con la totalidad de la normatividad vigente colombiana que imparta disposiciones para la protección de datos personales, así como adoptar la presente política e informar los lineamientos generales para su correcta aplicación.

 

OBJETIVO

Dar a conocer a los Titulares de la información, cómo EKG Compañía de Seguros de Vida S.A. trata los datos personales, establece los criterios para su recolección, almacenamiento, uso, tratamiento, supresión y las finalidades de su tratamiento.

 

ALCANCE

La política de tratamiento de datos personales aplicará a la totalidad de bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que para EKG Compañía de Seguros de Vida S.A, sea objeto de tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales.

Cualquier tipo de solicitud, resultado del ejercicio de los deberes y derechos establecidos en nuestra política, podrá dirigirse en formato digital a la dirección de correo electrónico info@ekgseguros.co o en físico a la Calle 96#13A-03 en la ciudad de Bogotá.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EKG Compañía de Seguros de Vida S.A., con sede principal en Bogotá será el responsable del tratamiento de los datos personales, las bases de datos y archivos que contienen datos personales.

• Dirección: Calle 96#13A-03 

• Teléfono fijo: 601 432 6463

• Correo electrónico: info@ekgseguros.co

 

NORMATIVIDAD

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decreto 886 de 2014

Sentencia C -1011 de 2008 de la Corte Constitucional

Sentencia C - 748 del 2011 de la Corte constitucional

Decreto 090 de 2018

 

PRINCIPIOS

EKG Compañía de Seguros de Vida S.A., en aplicación de la ley 1581 del 2012 y demás normas aplicables, garantizará la confidencialidad de la información bajo los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a la normatividad vigente.

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.

 

CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS

EKG, en desarrollo del principio de autonomía como entidad privada y de acuerdo con los datos tratados según la legislación vigente, ha elaborado la siguiente clasificación:

• Dato personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.

• Dato público: Todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.

• Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.

• Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.

• Dato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.

• Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de derechos humanos o sociales, entre otros.

 

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:

• Origen racial o étnico.

• Orientación política.

• Convicciones religiosas / filosóficas.

• Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.

• Vida sexual.

• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EKG Compañía de Seguros de Vida. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar a EKG Compañía de Seguros de Vida prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado por EKG Compañía de Seguros de Vida, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la entidad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

AUTORIZACIÓN

La autorización deberá ser anticipada y se le deberá informar al Titular de forma previa al tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de la persona.

Para cualquier documento, formulario o documentación donde se exijan datos personales se debe usar el parágrafo de autorización de tratamiento de datos personales establecido por la aseguradora, teniendo en cuenta todo lo establecido por la Ley.

 

 

FINALIDAD

Los datos personales serán tratados por EKG Compañía de Seguros de Vida, para las siguientes finalidades:

 

Datos de consumidores financieros

Tiene la finalidad de utilizar la información para la óptima presentación de servicios. EKG Compañía de Seguros de Vida podrá tramitar la solicitud de vinculación como Tomador, Asegurado y/o Beneficiario del contrato de seguro, mantener la relación comercial a través de campañas comerciales, posibilidad de ofrecerle seguros nuevos o actuales, realizar gestión de cobranza, hacer recordatorios de pago, vencimientos y renovaciones a través de los canales de comunicación que disponga. Liquidación y pagos de siniestros, envío de información relativa a la educación financiera, encuestas de satisfacción de clientes y otras comunicaciones inherentes a la actividad aseguradora. Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento y reporte de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero y comercial y de prevención para la comisión de delitos y de fraude.

 

Datos de proveedores, contratistas e intermediarios

EKG tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social. Estos datos serán gestionados respetando la privacidad y el buen nombre de las personas, tanto en el proceso del tratamiento de datos personales como en todas las actividades que tengan relación con la empresa, siempre respetando principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia. Para tal efecto, se asegurará dentro de los contratos establecidos que se adicionen las respectivas cláusulas de confidencialidad para la entrega de datos con todos los proveedores.

EKG en calidad de apoderado de datos personales y comerciales, se encargará de guardar la información según sus políticas de respaldo y almacenamiento encaminada y guiada por la política de seguridad de información y ciberseguridad, siempre buscando el cuidado y la preservación de la información sin alterar su disponibilidad, confidencialidad, viabilidad acatando lo estipulado en esta política de tratamiento de datos personales.

 

Datos de empleados directos de la empresa

Todos los datos suministrados por los trabajadores de EKG serán almacenados, recolectados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos que EKG tiene como empleador.

Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de EKG, serán conservados con el fin de que la compañía pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral colombiana.

Todo empleado nuevo que ingrese a la sociedad EKG aceptará con la firma del contrato que conoce, acepta y aplicará las Políticas de Protección de Datos Personales. Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en EKG, es necesario garantizar la firma y aceptación de la presente política.

 

Tratamiento de datos del Sistema de video vigilancia

EKG cuenta con un sistema de video vigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de su edificio, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. La información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

Los archivos obtenidos del sistema de video vigilancia se almacenan en un sistema DVR que cuenta con las condiciones de seguridad para garantizar el cumplimiento de la normatividad que regula el tratamiento de datos.

 

PROCEDIMIENTOS

Consultas

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en EKG Compañía de Seguros de Vida, quien a su vez deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, EKG garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

• Ofrecer y notificar métodos de contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Reclamos

El titular de los datos personales puede solicitar a EKG Compañía de Seguros de Vida por medio del correo electrónico info@ekgseguros.co, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea o si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente política.

Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o borrado, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

• Nombre completo e identificación del titular de los datos.

• Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.

• Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.

• Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección o borrado).

• Opcionalmente adjuntar documentos que soporten la solicitud.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

•  

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Ley.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Dado la naturaleza del negocio, EKG Compañía de Seguros de Vida informa que los datos personales de los Titulares podrán ser transmitidos a servidores alojados en países extranjeros, en condiciones de seguridad que garantizarán el cumplimento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se encuentra vigente y rige desde su publicación a través de los canales dispuestos por EKG Compañía de Seguros de Vida.

EKG Compañía de seguros de Vida se reserva el derecho de actualizar y/o modificar la política en cualquier momento, lo cual deberá ser informado oportunamente.